SUMAS CONSTRUCCIONES SAS establece a través del presente documento la Política de tratamiento de la información, en materia de protección de datos personales de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, la cual se regirá bajo los siguientes parámetros:

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Razón social: SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S

Nit: 900.418.536-6

Domicilio: Carrera 27 No. 29 – 145. C.C Caracolí Oficina 1408

Floridablanca, Santander. 

Contacto: 320 9643035

Correo electrónico: recepcion@sumas.com.co                

Página web: www.sumas.com.co

2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

3.DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Clientes: Personas naturales o jurídicas que adquieren cualquier producto o servicio y que han entregado información a SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S.

Contactos: Personas naturales o jurídicas que han entregado información de contacto y que se encuentran interesados en adquirir información sobre cualquier producto y/o servicio ofrecido por SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S.

Empresas aliadas: Personas jurídicas debidamente constituidas aliadas de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S. y con quienes se establecen alianzas o convenios con los cuales es necesario compartir la información de los titulares para llevar a cabo las diversas relaciones contractuales existentes.

Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S. con medios humanos o materiales, propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, autorizar o suprimir sus datos personales, o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las sedes físicas de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S. y que son captados por el sistema interno de video vigilancia.

4. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.

SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:

1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
2. Promocionar y proveer sus servicios y/o productos;
3. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
4. Evaluar la calidad y satisfacción del servicio y/o del producto;
5. Realizar estudios y análisis de mercado.
6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S y/o por terceras personas;
7. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
8. Desarrollar los programas de planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
9. Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias del trabajador.
10. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
11. Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S., Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
12. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de SUMAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí
13. Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

1. Exista autorización expresa para hacerlo;
2. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;
3. Sea necesario con el fin de promocionar y/o proveer nuestros servicios y/o productos;
4. sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto;
5. La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad;
6. Que sea requerido o permitido por la ley.

SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

Adicional a las finalidades descritas, se informa a los usuarios que ingresan a los sitios web aquí relacionados: www.sumas.com.co, que su información es utilizada para:

1. Brindar una experiencia personal dentro del portal web ya sea a través de contenidos informativos o publicitarios personalizados o no.
2. Proporcionar funciones y servicios relacionados con los gustos, ubicación y preferencias. Conocer o comprender la eficacia de los anuncios que lee.
3. Vincular a terceros con las actividades que realiza, como serían el compartir una noticia, comentarla, enviarla por correo electrónico a un tercero, señalar que es de su agrado o interés para que sus contactos/amigos la vean en las redes sociales en las que se encuentre inscrito; en operaciones internas, incluidos la solución de problemas, el análisis de datos, la investigación, el desarrollo y la mejora del servicio.

Cuando el usuario registrado en el sitio web suba fotos/imágenes, textos u otro tipo de material que contenga datos personales, se entiende autorizado a SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S. o sus empresas aliadas para dar tratamiento a dicha información. No obstante, en cualquier evento el titular podrá ejercer sus derechos para solicitar la supresión de dicha información.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales en SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S se regirá por los siguientes principios:

1. a) Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;
2. b) Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
3. c) Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
4. d) Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
5. e) Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
6. g) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su coadyuvante podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S:

1. a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
2. b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
3. c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;
4. d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
5. e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
6. f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

PARAGRAFO TERCERO: En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos, como el caso de los trabajadores, clientes y proveedores.

No obstante, lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

6. DEBERES DE SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

1. Deberes cuando actúa como responsable:
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
6. Procurar el estricto cumplimiento de los principios establecidos en la presente política.
7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Actualizar la información cuando sea necesario.
9. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
10. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
11. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013 y 1074 de 2015.
12. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
13. Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
14. Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
15. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
16. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
17. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
18. Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
19. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
20. Las demás que determine la ley.
21. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1377 de 2013 y 1074 de 2015. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

7. AVISO DE PRIVACIDAD

SUMAS CONSTRUCCIONES S.A., publicará el aviso de privacidad por medio del cual informa al titular sobre la existencia de la presente política y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna, cuyo texto se conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

• ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

El Área de servicio al cliente o en su defecto Secretaría General será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e).  Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico servicioalcliente@sumas.com, o llamar a la línea telefónica (7) 643-81-81, o radicarla físicamente en las oficinas administrativas de Sumas Construcciones SAS ubicadas en la carrera 28 No. 49-27 Sotomayor- Bucaramanga:

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y adjunto los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se identificará en la base de datos una observación como reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha observación deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y 1074 de 2015   SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S procederá a dar aviso directo por medio de su correo corporativo servicioalcliente@sumas.com.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales registrados en las bases de datos de SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S

• MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

• FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales entrara vigencia a partir de la fecha de suscripción. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través del correo electrónico: servicioalcliente@sumas.com.co.

Se suscribe a los veintiún (21) días del mes de octubre de dos mil dieciséis (2016).

Atentamente,

SUMAS CONSTRUCCIONES S.A.S.

Actualizado: Octubre 01 de 2022